Simplifiez-vous l'informatique
Mots clés

Préparer une offre avec Dolibarr

L’offre est généralement le premier document commercial réalisé avec Dolibarr.

Si l’offre est acceptée, elle sera transformée en commande ou directement en facture.

Nous décrivons ci-dessous comment créer une proposition.

Activation du module

Pour gérer les propositions commerciales, il faut tout d’abord activer le module.

  • Pour cela, aller dans Configuration / Modules

ModuleTiers1

La liste des modules apparait. Et dans la liste des modules principaux, se trouve Gestion des devis/propositions commerciales.

  • Mettre le bouton d’état sur On pour activer le module.

Il est possible de configurer quelques caractéristiques supplémentaires, comme le mode de numérotation ou le délai de validité des offres.

Ces paramètres sont accessibles en cliquant sur le bouton représentant un clé et un tournevis à droite du bouton d’état.

Création d’une offre

Il est possible de démarrer de la fiche tiers ou directement en cliquant sur le bouton Commercial dans le menu. C’est cette deuxième possibilité que nous décrivons ici.

  • Cliquer sur Nouvelle proposition dans la liste à gauche de la fenêtre.

DolibarrOffre0

En-tête de l’offre

Un formulaire vierge s’ouvre (si l’on part de la ficher Tiers, il est pré-renseigné avec les informations enregistrées dans la fiche Tiers).

  • Compléter les zones.

DolibarrOffre1

  • Valider en cliquant sur le bouton Créer brouillon

DolibarrOffre2

Le brouillon de proposition apparait avec une zone Marges si ce module a été activé (conseillé).

Chaque zone à côté de laquelle figure le bouton PropaleBoutonModifierpeut être modifiée. Il faut penser à cliquer sur le bouton modifier pour valider le changement.

Corps de l’offre

On peut ajouter ensuite les articles dans l’offre.

Soit l’article est déjà référencé et on utilisera la rubrique Ajout nouvelle ligne – Produits/Services en vente, soit l’article ou le service n’est pas enregistré et l’on peut saisir librement la ligne en utilisant la rubrique Ajout nouvelle ligne – Zone libre.

  • Pour ajouter un produit ou service enregistré, cliquer sur la liste des produits/services pour sélectionner l’article puis renseigner la quantité, la remise éventuelle et enfin cliquer sur le bouton ajouter.

OffreDetail1

  •  Pour ajouter un article non enregistré, sélectionner s’il s’agit d’un produit ou d’un service, puis saisir le libellé, le prix unitaire hors taxes, la quantité, la réduction éventuelle, et le prix de revient. Enfin cliquer sur le bouton ajouter.

OffreDetail2

  •  Le total de l’offre s’affiche au-dessus, ainsi que la marge calculée et bien sûr la liste des articles.

OffreDetail3

A ce stade, il est possible de modifier ou supprimer un article en cliquant sur les boutons à droite de la ligne article.

Il est également possible de changer l’ordre d’affichage des lignes articles en maintenant le bouton de la souris enfoncé sur l’extrême droite de la ligne et en la déplaçant à la nouvelle position.

Validation de l’offre

  • Une fois l’offre terminée, cliquer sur le bouton Valider.

OffreDetail4

La validation permet d’accéder à la version finale de l’offre au format pdf et de l’envoyer éventuellement par email.

OffreDetail5

  • Pour ouvrir la proposition au format pdf, cliquer sur le nom du fichier qui apparait en gras en bas à gauche.

Le bouton Modifier permet de changer intégralement le contenu de l’offre. Il faudra valider de nouveau à la fin des modifications. Un nouveau fichier pdf remplacera le précédent.

Le bouton Clôturer permet de transformer l’offre en commande ou facture si elle est acceptée, ou de la classer si elle est rejetée.

Le bouton Cloner permet de créer une autre offre en reprenant les caractéristiques de celle en cours, mais sous un autre numéro. Le destinataire de l’offre ainsi que les conditions et le contenu pourront être changés.

Le bouton Supprimer fait disparaître l’offre.