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Import de données dans Dolibarr

Dolibarr permet d’importer des données pour alimenter les rubriques Produits, Prix fournisseurs (des produits ou services), Services, Tiers (sociétés/institutions/particuliers), Contacts/Adresses (de tiers ou libre), Coordonnées bancaires, Entrepôts et Stock. Voyons comment procéder avec un exemple d’importation de produits sur la version 3.8.1 de Dolibarr.

Découverte de l’outil import

Dans Dolibarr, il y a un module d’importation qui s’active depuis l’onglet de configuration accessible aux administrateurs.

Lorsque le module est actif, un menu outils apparait. En cliquant dessus, vous arrivez sur un espace où on vous propose un nouvel import. Choisissez ensuite quel type de données vous allez importer.

Dans cet exemple, nous prendrons les produits. Cliquez sur l’icône tout à fait à droite « Nouvel import ».

Import Dolibarr - Etape 1

Un nouvelle fenêtre s’ouvre :

Importation Dolibarr - Etape 2

A ce stade, vous pouvez télécharger un fichier exemple qui vous en apprendra plus sur les colonnes à fournir dans le fichier CSV.

Les colonnes obligatoires sont marquées par un *

Pour les produits par exemple, les colonnes obligatoires sont :

  • Référence
  • Libellé
  • En vente (1 si en vente ou 0)
  • En achat (1 si en achat ou 0)
  • Type (1 pour service ou 0 pour produit)
  • Date création au format AAAA-MM-JJ

Les autres colonnes doivent être présentes même si elles ne contiennent pas de valeur :

  • Description
  • URL publique
  • Code compta vente
  • Code compta achat
  • Note
  • Longueur
  • Surface
  • Volume
  • Poids
  • Durée
  • Code douane
  • Prix de vente HT
  • Prix de vente TTC
  • TVA (taux)
  • Nature

Peu importe l’ordre des colonnes et le libellé des en-têtes, tout ceci sera précisé dans les étapes suivantes.

Mais avant d’aller plus loin avec l’assistant, il faut préparer les données à importer.

Préparation des données à importer

L’import nécessite tout d’abord une préparation des données. Le fichier qui contiendra ces données peut être contruit à partir d’un tableur puis exporté au format CSV. Le résultat est un simple fichier texte où les enregistrements sont séparés par des retours à la ligne et les colonnes de chaque enregistrement sont séparés par des virgules.

Le choix des séparateurs virgule et retour à la ligne impose que les données utiles ne contiennent pas elles-mêmes de virgules et de retour à la ligne.

Etape 1 : éliminer les virgules et retours à la ligne

Faites une recherche dans les colonnes de vos données et remplacez les virgules par un autre caractère, espace ou point par exemple. Les valeurs numériques avec décimales prendront un point, les adresses prendront un espace, etc. remplacez aussi les retours à la ligne qui pourraient se trouver dans une adresse.

Etape 2 : identifier les colonnes nécessaires à l’export

Grâce au jeu d’exemple téléchargé précédemment, vous pouvez préparer vos colonnes. Peu importe le libéllé de l’en-tête ou l’ordre des colonnes, mais toutes les colonnes doivent être présentes même si elles restent vides. Rappelons qu’un certain nombre de colonnes sont obligatoires et marquées par un * dans le jeu d’exemple.

Etape 3 : exporter le fichier au format CSV

Une fois que votre tableau est prêt vous pouvez l’exporter depuis votre tableur au format CSV. Vérifiez dans l’aide de votre tableur quelle est la procédure exacte. Pour ma part, je préfère utiliser LibreOffice pour ces manipulations, mais chaque tableur a sa fonction d’export. Veillez bien à ne pas laisser de lignes ou de colonnes vides dans le tableau proprement dit, ou des lignes et des colonnes avec des informations qui n’ont rien à voir avec les données que l’on veut importer (titres, sous-titres, commentaires, etc).

Suite de l’importation dans Dolibarr

Une fois que le fichier CSV est prêt, vous pouvez continuer l’importation à l’étape 2 en cliquant sur l’icône « Choisir ce format de fichier import » tout à droite de la ligne CSV

Téléchargement du fichier à importer

A l’étape 3, il vous est proposé de télécharger le fichier à importer

Importation Dolibarr - Etape 3

Une fois téléchargé, le fichier apparait dans le liste.

Importation Dolibarr - Etape 4

Cliquez sur l’icône tout à droite du nom de fichier « Nouvel import ». La liste des champs apparait et il est encore possible de déplacer les champs listés à gauche pour les mettre en vis à vis de leur correspondance dans la liste de droite. Ceci pourrait arriver si les colonnes n’avaient pas été enregistrées dans le même ordre que dans le fichier exemple.

Importation Dolibarr - Etape 5

Cliquez sur le bouton « Etape suivante ». Vous arrivez à l’étape 5 où vous pouvez simuler l’importation et vérifier si tout est correct.

S’il y a des doublons, ils seront également signalés.

Importation Dolibarr - Etape 6

Si le test est bon vous aurez la possibilité de lancer l’importation en base.

Importation Dolibarr - Etape 7

Au terme de cette importation vous aurez un message similaire à celui-ci :

Importation Dolibarr - Etape 8

La valeur indiquée dans le champ « import_key » permettra de distinguer les articles importés cette fois par rapport aux autres articles de la base.